公司秘書制度

作者：林家如律師

經濟部商業司日前表示有鑑於國際先進國家都有採納「公司秘書」
（company secretary）制度，已初步取得金管會同意，讓例如公司資本額在 5 億元以上之大型公開發行公司先行採納該制度，相關規定出爐後會納入本次公司法修法草案。然而，此倡議卻引來各界砲轟，認為公司秘書在現行法制下權責不明，若是受雇於董事會，其獨立性與公正性亦頗有疑義，進而質疑公司秘書制度是否真能促進我國公司治理成效。

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在探究前開批評是否有道理前，有必要先了解「公司秘書」制度的起源，以及國內企業實際使用此制度的運作現況。

首先，該制度起源於英國，一開始只是公司一般性的文書人員，之後公司秘書的職能逐漸擴展，1948 年英國公司法正式將公司秘書納入，並將其定位為公司的高級人員（officer）之一。今日，甚至有人提議應將公司秘書改稱為公司治理長，較符合其角色定位。

而我國若要引進公司秘書（或公司治理長）制度，其職務內容為何？此問題可參考民間公司法全盤修正修法委員會先前提出的《公司法全盤修正修法建議》，該報告建議公司秘書之權限應為：(1) 協助董事會遵循法令，協助獨立董事及相關委員會於會前獲得充分資訊。(2) 保存董事會及股東會議事錄及相關文件。(3) 處理登記、申報及公開揭露事項。(4) 設置法令遵循制度，提升治理水準。

據目前國內採行該制度之公司運作實務經驗，在董事會成員確實認知其董事權責，且積極行使其董事職權的情況下，公司秘書的設置確實有助於發揮公司治理成效。舉例而言，當收購不動產交易議案在公開發行公司的董事會提出時，身為董事會守門員的公司秘書，首要任務便是確保董事會能獲得足夠、專業且正確之相關資訊，以做出對公司最有利之決策。

詳言之，公司秘書在此情況首要思考的便是合法性，倘若公司欲從事此交易，是否須依公司取處辦法規定取得鑑價報告？如已達法定門檻，自須要求相關業務單位取得鑑價報告並提出於董事會。如未達法定門檻，公司秘書此時即須以其專業進行評估，公司從事此交易未來遭相關主管機關甚至司法單位質疑之可能性。假設公司已依法合規取得鑑價報告，公司秘書則須進一步思考鑑價報告內容之正確性，及是否需要請公司內部財務、業務等相關部門準備更進一步之議案相關資訊（例如：不動產市場走勢、此不動產交易對公司之影響評估等），提出於董事會，以協助董事們做成對公司最有利之判斷。

從上述國內企業實際運作情形可知，公司秘書除了消極把關董事會及董事是否有遵循其法律義務外，尚具有進一步強化公司治理，使董事會發揮超乎法定義務職能的積極作用。此外，修法草案並未強制公司設置公司秘書，且針對上市櫃公司則係採取逐步引入的方式。至於有關由董事會聘任公司秘書將降低公司秘書獨立性，及公司秘書權責不明等批評，反而應是該制度引入我國後能更臻完善的動力。未來修法過程中，若能繼續討論是否可能有更好的公司秘書聘任程序及方式，並提議將公司秘書明訂為公司法下的經理人，且進一步檢討公司法下經理人的相關權責規定，相信將更能提升我國公司治理的制度設計與實際成效。

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